Quản lý một dự án nhiều năm: kỹ năng không ai dạy

Luận văn khác mọi thứ bạn từng làm ở bậc đại học: nó kéo dài nhiều năm, không có lịch cố định, và không ai nhắc bạn làm.

Đó là lý do nhiều người có đủ năng lực học thuật vẫn không hoàn thành — vấn đề nằm ở quản lý dự án, không ở chuyên môn.

Vì sao dự án dài khó quản lý

• Không có hạn chót gần. Hạn cuối cách hai năm thì hôm nay không làm gì cũng không sao — và điều đó lặp lại mỗi ngày.
• Không thấy tiến triển. Sau một tuần làm việc, bạn không thấy khác gì so với tuần trước.
• Không ai chờ đợi kết quả hằng ngày.
• Việc khác luôn gấp hơn — công việc, gia đình, mọi thứ có hạn cứng đều chen lên trước.
• Khi chậm thì ngại — và sự ngại làm bạn tránh cả việc liên hệ người hướng dẫn.

Chia nhỏ dự án

Đây là kỹ thuật nền tảng:

Ba tầng:

• Giai đoạn lớn — tổng quan, thiết kế, thu thập, phân tích, viết. Mỗi giai đoạn vài tháng.
• Mốc trung gian — hoàn thành đề cương, xong phê duyệt đạo đức, thu xong nửa dữ liệu, xong bản nháp chương ba. Mỗi mốc vài tuần.
• Nhiệm vụ tuần — cụ thể tới mức làm được trong một hoặc vài buổi.

Nguyên tắc: mỗi tuần bạn phải biết mình đang làm nhiệm vụ nào. Nếu không biết, bạn sẽ không làm gì.

Phép thử cho một nhiệm vụ: bạn có ngồi xuống và bắt đầu ngay được không? Nếu phải nghĩ xem bắt đầu từ đâu, nhiệm vụ chưa đủ nhỏ.

Tạo hạn chót nhân tạo

Vì dự án không có hạn gần, bạn phải tự tạo:

• Hẹn gửi bản thảo cho người hướng dẫn vào ngày cụ thể — đây là cách hiệu quả nhất vì có người khác biết.
• Đăng ký trình bày ở seminar — buộc bạn phải có gì đó để nói.
• Hẹn với nhóm học để báo cáo tiến độ.
• Đăng ký hội thảo có hạn nộp tóm tắt — hạn bên ngoài mạnh hơn hạn tự đặt.

Vì sao hiệu quả: hạn có người khác biết mạnh hơn nhiều so với hạn chỉ mình bạn biết.

Theo dõi tiến độ

• Ghi lại việc đã làm mỗi tuần — dù chỉ vài dòng. Điều này chống lại cảm giác không tiến triển, vốn là nguyên nhân nản lớn nhất.
• Rà lại kế hoạch mỗi tháng — điều chỉnh cho thực tế thay vì giữ một kế hoạch đã lỗi thời.
• Đo bằng việc đã làm, không bằng kết quả — kết quả nghiên cứu không kiểm soát được, nhưng việc bạn làm thì có.
• Đánh dấu các mốc khi đạt được — điều này quan trọng hơn nghe có vẻ trong một dự án nhiều năm.

Làm nhiều việc song song

Mẹo quan trọng cho dự án dài:

• Luôn có ít nhất hai việc đang chạy — khi việc này bị chặn, chuyển sang việc kia.
• Ví dụ: trong lúc chờ phê duyệt đạo đức, viết tổng quan. Trong lúc chờ phản hồi bản thảo, làm phân tích bổ sung.
• Điều này tránh được các khoảng dừng dài — vốn là lúc người ta mất mạch và khó quay lại.

Các khâu hay bị đánh giá thấp về thời gian

• Xin phê duyệt đạo đức — vài tuần tới vài tháng.
• Xin phép tiếp cận đơn vị, cộng đồng.
• Thu thập dữ liệu — thường gấp rưỡi tới gấp đôi dự kiến.
• Chờ phản hồi từ người hướng dẫn.
• Viết — khâu bị tính thiếu nhiều nhất.
• Rà soát và hoàn thiện — định dạng, kiểm tra trích dẫn, sửa theo góp ý.
• Thủ tục nộp và bảo vệ.

Quy tắc thực dụng: ước lượng thời gian rồi nhân lên. Điều này nghe bi quan nhưng nó khớp với thực tế của phần lớn người.

Khi chậm tiến độ

Thời điểm quyết định — phần lớn người bỏ dở ở đây:

• Liên hệ người hướng dẫn ngay, đừng chờ tới khi chậm nhiều hơn. Sự im lặng vì ngại là điều làm tình hình xấu đi.
• Đề nghị kế hoạch mới thực tế thay vì hứa bù nhanh — lời hứa không giữ được làm mất tin tưởng.
• Xác định nguyên nhân — thiếu thời gian, vướng kỹ thuật, hay mất động lực? Ba nguyên nhân cần ba cách xử lý khác nhau.
• Quay lại bằng việc nhỏ — đọc lại ghi chép, sửa một đoạn. Đừng đợi tới khi có khối thời gian lớn.
• Cân nhắc thu hẹp phạm vi nếu kế hoạch ban đầu quá tham vọng.

Các thói quen giữ dự án chạy

• Làm mỗi ngày một chút, kể cả ít — giữ mạch quan trọng hơn khối lượng từng buổi.
• Kết thúc buổi khi còn biết làm gì tiếp và ghi lại một dòng.
• Có một nơi ghi mọi thứ — ý tưởng, việc cần làm, câu hỏi cho người hướng dẫn.
• Xem lại vào cuối tuần — đã làm gì, tuần sau làm gì.
• Giữ tài liệu có tổ chức — tìm lại được là một phần của tiến độ.
• Sao lưu tự động — mất dữ liệu là lùi nhiều tháng.

Làm việc với người hướng dẫn

• Lịch gặp định kỳ tốt hơn gặp khi cần — nó tạo nhịp cho cả dự án.
• Gửi chương trình trước buổi gặp — nêu rõ bạn cần quyết định gì.
• Gửi tóm tắt sau — những gì đã thống nhất, ai làm gì, khi nào.
• Báo sớm khi chậm, không phải khi đã quá hạn.
• Hỏi rõ kỳ vọng cho từng giai đoạn.

Với người vừa làm vừa học

• Tính theo số giờ thật bạn có mỗi tuần, không theo số giờ bạn mong có.
• Chọn đề tài nhỏ hơn tương ứng.
• Cố định khung giờ và bảo vệ nó.
• Dự trù các giai đoạn bận ở cơ quan trong kế hoạch.
• Chấp nhận nhịp chậm hơn — quan trọng là không dừng hẳn.

Một điều đáng nhớ

Trong một dự án nhiều năm, không có ngày nào quyết định. Không buổi làm việc nào thay đổi kết quả.

Điều quyết định là bạn có quay lại vào tuần sau hay không — và tuần sau nữa. Vì vậy một hệ thống bạn duy trì được có giá trị hơn nhiều so với những đợt làm việc mãnh liệt rồi dừng.

Câu hỏi thường gặp