Bộ giấy tờ nên có
- Bản gốc văn bằng — cất nơi khô ráo, an toàn, không ép nhựa nếu không được phép vì có thể ảnh hưởng tới việc đối chiếu.
- Bảng điểm gốc.
- Phụ lục văn bằng nếu được cấp — nó mô tả chương trình đào tạo và hữu ích khi làm việc với cơ sở nước ngoài.
- Vài bản sao có chứng thực của mỗi loại, làm sẵn.
- Bản chụp điện tử của toàn bộ, lưu ở hai nơi khác nhau.
Bản chụp điện tử không thay được bản sao có chứng thực khi nộp hồ sơ, nhưng cực kỳ hữu ích để đối chiếu thông tin và để biết chính xác mình cần xin lại cái gì nếu mất.
Khi cần bản sao
Có hai loại thường gặp:
- Bản sao từ sổ gốc do cơ sở đã cấp bằng cấp. Loại này có giá trị sử dụng theo quy định và là thứ bạn cần khi mất bản gốc.
- Bản sao chứng thực từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền chứng thực.
Nhiều nơi nhận hồ sơ yêu cầu bản sao được chứng thực trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy hỏi rõ để không phải làm lại.
Nếu mất bản gốc
Liên hệ cơ sở đã cấp bằng để làm thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc. Thông thường không cấp lại bản gốc, nhưng bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng theo quy định. Chuẩn bị trước: thông tin về khoá học, ngành, năm tốt nghiệp — bản chụp điện tử bạn đã lưu sẽ rất có ích ở đây.
Nếu trường đã sáp nhập hoặc đổi tên
Tình huống không hiếm. Hãy liên hệ cơ sở kế thừa để xin xác nhận và bản sao. Thủ tục có thể mất thời gian hơn bình thường, nên bắt đầu sớm.
Nếu thông tin trên bằng có sai sót
Sai họ tên, ngày sinh hoặc thông tin khác thì liên hệ trường để làm thủ tục chỉnh sửa hoặc cấp lại theo quy trình của họ. Không tự sửa chữa trên bản gốc — việc đó làm văn bằng mất giá trị và có thể bị coi là hành vi vi phạm.
Khi nộp bản gốc cho cơ sở đào tạo hoặc cơ quan
- Hỏi rõ họ giữ trong bao lâu và thủ tục lấy lại.
- Giữ biên nhận cẩn thận.
- Ghi vào lịch nhắc để không quên lấy lại khi kết thúc.
Rất nhiều trường hợp chỉ nhớ tới bản gốc đã nộp khi cần gấp cho việc khác.
Xác minh văn bằng
Nhà tuyển dụng, cơ sở đào tạo bậc cao hơn, hoặc cơ quan nhà nước có thể yêu cầu xác minh. Cách chắc chắn nhất là liên hệ trực tiếp cơ sở đã cấp bằng đề nghị xác nhận. Nhiều trường cũng công khai thông tin người tốt nghiệp trên trang thông tin của mình.
Với văn bằng do cơ sở nước ngoài cấp
Nếu bạn sẽ sử dụng trong nước, hãy tìm hiểu thủ tục công nhận văn bằng — nộp ở đâu, cần giấy tờ gì, mất bao lâu. Đây là bước nhiều người bỏ quên rồi mất thời gian khi cần gấp. Hãy làm sớm, đừng đợi tới lúc có cơ hội việc làm mới bắt đầu.
Cảnh giác
Việc làm giả và sử dụng giấy tờ giả là hành vi vi phạm pháp luật, có chế tài xử lý, và hậu quả không dừng ở việc mất tiền: bị chấm dứt hợp đồng, bị huỷ kết quả tuyển sinh, mất uy tín nghề nghiệp. Những nơi quảng cáo cấp bằng nhanh, không cần học, hoặc "hợp thức hoá" bằng cấp đều nên tránh xa.
Lưu ý: tiêu chuẩn, quy chế và cách ghi danh xưng nêu trong bài do cơ quan có thẩm quyền quy định và có thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu với văn bản hiện hành và hỏi đơn vị có thẩm quyền trước khi sử dụng trong hồ sơ chính thức.
