Trong quá trình học sau đại học, bạn sẽ trình bày nhiều lần: seminar của nhóm, bảo vệ đề cương, hội thảo, và cuối cùng là bảo vệ luận văn.
Đây là kỹ năng học được, và nó ảnh hưởng tới cách người khác đánh giá công trình của bạn nhiều hơn bạn nghĩ.
Xác định mục tiêu trước
Mỗi loại buổi có mục tiêu khác nhau:
- Seminar nhóm — mục tiêu là nhận phản hồi. Nên trình bày cả phần đang vướng, không chỉ phần đã xong.
- Bảo vệ đề cương — thuyết phục rằng kế hoạch khả thi và đáng làm.
- Hội thảo — làm cho người nghe muốn đọc bài của bạn hoặc muốn nói chuyện với bạn.
- Bảo vệ luận văn — cho thấy bạn hiểu công trình của mình.
Mục tiêu quyết định nội dung. Trình bày ở seminar giống như ở hội thảo là bỏ lỡ cơ hội nhận phản hồi khi còn sửa được.
Chọn một thông điệp
Trước khi làm slide, viết ra một câu mà bạn muốn người nghe nhớ được.
Mọi thứ khác phục vụ câu đó. Nội dung không phục vụ nó thì cắt — dù bạn đã tốn nhiều công cho phần đó.
Đây là quyết định khó nhất và nó quyết định phần còn lại.
Cấu trúc
- Vấn đề — vì sao ai đó nên quan tâm. Bắt đầu từ điều người nghe đã biết.
- Câu hỏi nghiên cứu — nêu rõ ràng, một câu.
- Cách tiếp cận — đủ để người nghe tin kết quả, không đủ để họ làm lại.
- Kết quả chính — phần trung tâm, dành nhiều thời gian nhất. Một tới ba kết quả, không nhiều hơn.
- Ý nghĩa — điều này thay đổi gì.
- Kết luận — nhắc lại thông điệp chính.
Về thời gian: tập trước và bấm giờ. Vượt giờ là điều bất lịch sự nhất — nó lấy thời gian của người sau và của phần hỏi đáp.
Slide
- Ít chữ. Người nghe không thể vừa đọc vừa nghe — nếu slide đầy chữ, họ đọc và không nghe bạn.
- Một ý mỗi slide.
- Chữ đủ lớn để đọc từ hàng cuối.
- Hình có chú thích rõ — trục có tên, đơn vị có ghi.
- Đơn giản hoá hình từ luận văn — hình dày đặc trong văn bản không dùng được trên slide.
- Tương phản tốt — phòng thường sáng và máy chiếu kém hơn màn hình của bạn.
- Không dùng chỉ màu để phân biệt.
- Đánh số slide để người hỏi tham chiếu được.
- Ghi nguồn cho hình và dữ liệu không phải của bạn.
Trình bày
- Tập nói thành tiếng, không chỉ đọc trong đầu. Đây là khác biệt lớn nhất.
- Đừng đọc slide — người nghe đọc nhanh hơn bạn nói.
- Nói chậm hơn bạn nghĩ là cần — người trình bày luôn nói nhanh hơn bình thường vì hồi hộp.
- Dừng sau ý quan trọng để nó lắng xuống.
- Nhìn về phía người nghe, không nhìn màn hình.
- Chuẩn bị cho sự cố kỹ thuật — mang bản dự phòng.
Xử lý câu hỏi
- Lường trước các câu hỏi và chuẩn bị slide phụ để sau phần kết. Mở đúng slide khi được hỏi tạo ấn tượng rất tốt.
- Nghe hết câu hỏi trước khi trả lời.
- Nhắc lại câu hỏi nếu phòng lớn — vừa để mọi người nghe được vừa cho bạn thời gian nghĩ.
- Trả lời ngắn gọn rồi dừng.
- Nếu không biết, nói không biết. Đây là câu trả lời hoàn toàn chấp nhận được.
- Nếu không hiểu câu hỏi, đề nghị làm rõ.
- Với câu hỏi gay gắt — giữ bình tĩnh, cảm ơn, trả lời phần chuyên môn.
- Ghi lại câu hỏi — chúng cho biết chỗ nào trong công trình của bạn chưa rõ.
Trình bày bằng tiếng Anh
Với học viên Việt Nam trình bày ở hội thảo quốc tế:
- Viết ra và tập nhiều lần — thuộc dòng chảy chứ không thuộc lòng từng chữ.
- Dùng câu ngắn. Câu phức trong ngoại ngữ vừa khó nói vừa khó nghe.
- Chuẩn bị các cụm chuyển tiếp — chúng giúp bạn giữ mạch khi mất bình tĩnh.
- Luyện phát âm các thuật ngữ bạn sẽ dùng nhiều lần.
- Nói chậm và rõ quan trọng hơn nhiều so với phát âm hoàn hảo.
- Slide rõ ràng bù được nhiều cho hạn chế ngôn ngữ.
- Chuẩn bị cách đề nghị nhắc lại câu hỏi — bạn sẽ cần tới nó.
- Không xin lỗi về tiếng Anh của mình — người nghe đã quen, và lời xin lỗi làm bạn mất tự tin ngay từ đầu.
Trình bày dạng áp phích
- Áp phích phải đọc được từ xa — chữ lớn, ít nội dung, cấu trúc rõ.
- Người xem quyết định dừng lại trong vài giây — tiêu đề và hình chính quyết định điều đó.
- Chuẩn bị ba phiên bản giới thiệu — ba mươi giây, hai phút, năm phút.
- Đứng cạnh áp phích trong giờ quy định — đây mới là giá trị chính.
- Mang thông tin liên hệ cho người quan tâm.
Tận dụng phản hồi
- Ghi lại mọi câu hỏi và góp ý ngay sau buổi.
- Các câu hỏi lặp lại cho biết chỗ nào trong công trình chưa rõ — đó là chỗ cần sửa trong luận văn.
- Nói chuyện với người hỏi sau buổi — thường có góp ý sâu hơn.
- Ở seminar nhóm, hỏi thẳng — phần nào các anh chị thấy chưa thuyết phục?
Về sự hồi hộp
- Nó bình thường và thường giảm sau vài phút đầu.
- Thở ra chậm là cách nhanh nhất giảm căng thẳng.
- Tập trước người khác — buổi tập thử là chuẩn bị hiệu quả nhất.
- Người nghe muốn bạn thành công — họ không mong bạn thất bại.
- Càng trình bày nhiều càng bớt — hãy nhận mọi cơ hội trình bày trong quá trình học.
Một điều đáng nhớ
Mục tiêu của một bài trình bày không phải là nói hết những gì bạn đã làm.
Nó là làm cho người nghe hiểu được một điều và muốn biết thêm — và nhìn theo cách đó, việc cắt bớt nội dung không phải mất mát mà chính là cách đạt được mục tiêu.
Câu hỏi thường gặp
Trình bày ở seminar nhóm khác gì ở hội thảo?
Ở seminar mục tiêu là nhận phản hồi nên nên trình bày cả phần đang vướng, không chỉ phần đã xong — trình bày như ở hội thảo là bỏ lỡ cơ hội sửa khi còn kịp.
Vì sao không nên để nhiều chữ trên slide?
Vì người nghe không thể vừa đọc vừa nghe — nếu slide đầy chữ thì họ đọc và không nghe bạn.
Chuẩn bị gì cho phần hỏi đáp?
Lường trước câu hỏi và làm slide phụ để sau phần kết — mở đúng slide khi được hỏi tạo ấn tượng rất tốt.
Trình bày bằng tiếng Anh nên lưu ý gì?
Dùng câu ngắn, nói chậm và rõ quan trọng hơn phát âm hoàn hảo, và không xin lỗi về tiếng Anh của mình vì điều đó làm mất tự tin ngay từ đầu.
Tận dụng phản hồi thế nào?
Ghi lại mọi câu hỏi ngay sau buổi — các câu hỏi lặp lại cho biết chỗ nào trong công trình chưa rõ, và đó là chỗ cần sửa trong luận văn.
